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时间管理--组织进阶的系统

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

上一篇文章,讨论了依照场合分类的行动清单,其实在David Allen的书籍Getting Things Done(GTD),组织的部份相当的复杂(见左图)。但是,我自己觉得,作为一个时间管理的初学者,先把依照场合分类的行动清单搞定,那就很厉害了。进阶的系统,我觉得有几类是相当重要的,也就是行事历、通讯录、任务清单及someday/maybe清单。当我们做事时,能够整合行动清单及上述各种清单,可以让我们的生产力产生更大的综效。

 

(1)行事历

David Allen在GTD原著中,说明行事历我们应该将视为Sacred Territory(中文翻为”圣地”),意思是一经写入,除非更改约会时间,否则就应该彻底执行。这点笔者深表同感,看过我的行事历的朋友就知道,其实里面的东西很少,大部分时间都是空的。但是只要写上行事历,这件事就等于我必需要执行的事情,就是一定要达成的,这样的概念可能和许多朋友的行事历不同。

 

行事历可以分为下列三种
a. 在某一个确切的时间里采取的行动
其实这里指的就是约会,某日几时几分要跟某人碰面,大概要碰面多久

b. 在某一个确切的日期里采取的行动
指的是特定日期的约定或承诺,没有明定时间,例如今天答应客户要交打电话给他,那你在今天任何时段打都不算失约。

c. 在某一个确切的日期所需要的资讯
如果twhsi这几天去洗牙了,我会设六个月后再次洗牙,但是并不是那一天洗,而是提醒自己该做这件事情,属于资讯的一种。或我也会把朋友的生日预设在此,日期近了,就可以提醒自己要决定如何为他祝贺。

 

行事历通常只放在电脑上,若是在外面约定时间,笔者会先用收集工具收集起来,回来再决定是否参加,通常不会立刻答应对方。约会属于当面沟通,需要花费许多时间及事前准备,这方面我会相当的慎重。

 

(2)通讯录

通讯录对于我而言相当相当的重要,我的通讯录一定包含了两个重要项目-email及手机。从2000年开始使用PDA来,通讯录一直是twhsi每天最常使用的工具,有些人或许惊讶为何笔者可以到大陆讲课,我想是因为能够充分运用通讯录,整合好人脉,让朋友及客户能够对twhsi做大力且有力的的推荐,最后达成别人眼中不容易达到的事情。这里有三个观念和大家分享。

 

a. 三机一体
三机一体就是将三种机器整合到一体的方式,这三种机器是手机、电脑、及伺服器。电脑用来打skype(国外),是杀手级运用,可以节省大量金钱。

通讯录是架构在电脑上的,但是随时可以同步到手机,这样子打电话、传简讯都相当的方便。每天我的电脑也自动将我的资料备份到伺服器(.mac服务),一方面防止资料遗失,一方面我也可以在网页上直接浏览(没有手机及自己电脑时),所以我从来都没有弄丢过我的通讯录,因为一份资料,有三个地方备份。

b. 快速搜寻
我有一个朋友叫做江洋,他曾经问了我一个问题:与 outlook 2007 同步的联络人,我需要做些什么调整,才能在 treo 650 内快速检索?我的回答是
我是在姓名前面加上许式注音各字注音的第一码,例如 江洋 是je 张永锡是 juc
这样虽然第一次修正虽然很慢,但是以后所有手机的通讯簿,都可以用此方法快速索引,不需要为了不同手机调整通讯簿(我当前有1000笔通讯簿)
除了在姓名前加上惯用的输入法英文键盘对应位置,我们还可以利用电脑程式强大的搜寻功能,做出类似CRM(客户关系软体)的效果,这方面台湾的一位杨舜仁老师,功力相当深厚,有兴趣的朋友可以搜寻一下。

c. 批次处理
运用通讯录软体,我们可以一次发出大量的email和简讯。这属于一种非同步沟通,大家一定要很有效率的运用科技,一方面批次处理节省时间,一方面也能建立鲜明的个人风格。

通讯录是很重要的资料库,强力建议大家要好好的维护,人脉就是钱脉,不要忘了喔 :>

 

(3)任务清单

2007/11/02,我在google北京分公司演讲后,他们问了我两个问题”专案如何在期限前结案?”、”专案行动变动无法结案或有突发状况打乱了原本的步骤,如何处理?”。这两个问题都是很困难回答的问题,因为专案本身就是一个很复杂的东西,在GTD这本书中,专案被称为任务,我们先来看看他的见解。

 

任务就是需要好几个下一步行动才可以完成的目标。例如要办理一场网路上的网友聚会,若要有更好的活动成果,就需要多种工作同时进行,要同时执行多项行动,事前需要规划,这些规划就是任务的行动。

任务需要常常的被检视,我自己利用晨间日记来检视自己昨天推动的任务,用每周检视来检视本周及下周的任务状况,用半年检视来看看过去半年任务的执行结果,并规划下半年的重要任务的方向。这也是我当时告诉googlers的答案–做好检视就能预解部份问题,让自己可以专心对付眼前的事情及突发状况。但是管控任务还有许多值得考量的事情,由于不在本课程范围,有机会我们再来谈。

 

(4)someday/maybe清单
“Someday/Maybe”清单保存了一些目前你不打算做(可能时间或资源不足),但又希望在将来某一时间做的工作。这些是你真正想做的事,如你的梦想计划,想读的一本经典名作,想去的某一个国家等,你可以将之列成一个清单,当你有空档时拿出来翻翻,挑选一些你可以做的事付诸实现。

 

拥有”Someday/Maybe”清单是很棒的事,他就像一个梦想的银行,可以把自己想要做的事情存进去。由于我使用mac电脑的iGTD软体的 ”Archived”标签下,他本身就有很大的容量可以放置许多的Someday/Maybe事项。其实要累积Someday/Maybe清单,关键就是要有一个合适顺手的放置地点及工具,这样子我们才能累积梦想,进而实现梦想。

 

结语
进阶的系统,也就是行事历、通讯录、任务清单及someday/maybe清单。是让我们更容易整合各种资源,让做事的品质提升。整合的目的就是做更少,得更多,在时间管理中谈整合,就是”用越来越少的时间、产生越来越多的人际互动及生产力”,是一种强而有力的杠杆。如果您已经对依照场合分类的行动清单已经掌握的不错,我会建议您要做好今天介绍的这几种清单的管理,这样的益处是,运用整合的力量,让我们的时间管理产生更多的综效(成果)。

 

讲完了建立完整的行动清单,接下来我们要讨论的是”做好计划有效执行”的部份,也就是第三及四个流程-排程与行动,我们继续加油喔。



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